La fonctionnalité Excel qui était à l'origine qu'une option de mise en forme, destinée à appliquer une feuille de style sur une plage s'est transformée au fil des versions (depuis Excel 2013) en un (presque) puissant outil de gestion de données...
Description
L'option "Accueil" - "Mettre sous forme de tableau" permet de transformer une plage sélectionnée en un tableau disposant de caractéristiques supplémentaires intéressantes :
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| Plage de données |
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| Mettre sous forme de tableau |
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| Tableau |
- Des lignes et des colonnes pour stocker de l'information,
- Une ligne d'en têtes de colonnes pour identifier les champs de notre fichier de données ainsi constitué,
- Des filtres (optionnels) associés aux entêtes de colonnes pour trier et sélectionner l'information qui sera affichée,
- Une ligne de totalisation paramétrable colonne par colonne, affichable ou masquable à la demande,
- Une première et une dernière colonnes automatiquement mises en gras
- De multiples feuilles de style pour décorer et mettre en forme le tableau, des bandes alternées optionnelles pour faciliter la lecture (en lignes et/ou en colonnes)
- Un système de nommage automatique utilisable dans les formules...
- Un redimensionnement automatique en agrandissement (lignes et colonnes) ou manuel en rétrécissement...
Mettre sous forme de tableau - feuilles de style
Ce qui décrit déjà un bon outil de mise en forme. Mais c'est dans la gestion des données que les tableaux témoignent de leur utilité.
Utilisation du tableau
Sélection de colonne
Pour sélectionner une colonne du tableau dans son ensemble :
- Positionner le curseur juste au dessus de l'entête d'une colonne : une flèche noire dirigée vers le bas apparaît ;
- Cliquer (bouton gauche de la souris) pour sélectionner la colonne dans son ensemble, sauf l'entête ;
- Cliquer une seconde fois pour sélectionner données + entête...
Un troisième clique revient à la situation précédente, sélection des données seulement.
Le menu "Outils de tableau" - "Création"
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| Menu Création |
Ce menu permet de modifier les paramètres principaux du tableau :
Nom du tableau : par défaut "tableau" + un incrément numérique ; il est utile de donner un nom signifiant pour faciliter la compréhension des formules faisant référence à un tableau ; on peut également modifier le nom du tableau en sélectionnant l'intégralité du tableau et en modifiant le contenu de la case "zone nom" sur la barre de formule.
Redimensionner le tableau : en indiquant une nouvelle plage
Créer un tableau croisé dynamique à partir du tableau
Supprimer les doublons : Excel propose un choix de colonnes comme critère de sélection de la suppression des doublons ; l'option doit être manipulée avec précaution puisque elle supprime réellement les doublons du tableau. La fonction est pratique pour créer des tables de validation : identifier toutes les occurrences d'une valeur ; faire une copie du tableau au préalable. On peut l'utiliser pour identifier rapidement les doubles saisies et les éliminer d'un tableau.
Convertir en plage : pour conserver la feuille de style sans utiliser les fonctionnalités "tableau".
Insérer un segment : les segments sont des fenêtres de sélections interactives ou plusieurs, voir plus bas l'utilisation des segments.
Options de style du tableau : pour modifier l'apparence du tableau :
- affichage / masquage des entêtes de colonnes
- affichage de la ligne de totaux
- affichage des lignes et colonnes à bandes
- affichage des filtres automatiques
- identification en gras des première et dernière colonne du tableau
La fonction données de tableau externe est utilisable avec les tableaux issus d'importations de données (via requêtes SQL ou Power Query par exemple).
Tris et Sélections
Portons notre intérêt sur deux options très intéressantes, les filtres automatiques et les segments.Les filtres automatiques
Par défaut, un petit symbole en forme de flèche apparaît dans chaque cellule entête de colonne lors de la création d'un tableau. On peut les faire disparaître en décochant la case correspondante du menu "Outils de tableau" - "Création" - "Options de style du tableau".
La flèche donne accès à un menu déroulant regroupant plusieurs fonctionnalités applicables à la colonne : fonctions de tri et fonctions de sélection.
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| Filtres automatiques |
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| Filtre alphabétique |
Tri des lignes
- Tri alphabétique, numérique, chronologique... croissant ou décroissant
- Tri par couleur : de la police de caractère ou du fonds, ou tri par icône associée (via l'option de "formats conditionnels").
Ces tris fonctionnent colonne par colonne. Pour définir un tri multi-colonnes, il faut appliquer le tri dans l'ordre inverse des colonnes : pour trier par ordre alphabétique des colonnes "Nom" et "Prénom", trier d'abord la colonne "Prénom" et ensuite la colonne "Nom". Une petite habitude à prendre.
Sélection des lignes
Les critères de sélection sont multiples et pratiques ; le choix proposé tient compte du type d'information (texte, nombre, date) et permet de résoudre une grande variété de cas pratiques. Il suffit de les tester pour s'en rendre compte.
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| Filtre chronologique |
Il manque toutefois la possibilité de mémoriser les critères de sélection (et leur attribuer un nom) pour les réutiliser à la demande, réactualiser la sélection... Après modification des données, il faut réactualiser manuellement tris et sélections.
À noter que lorsque une sélection est opérée, l'indicateur en forme de flèche se transforme en entonnoir ; le numéro des lignes affichées apparaît en bleu.
Une des caractéristiques clé des filtres est de masquer non pas les lignes du seul tableau, mais les lignes de l'onglet. Si deux tableaux sont juxtaposés, l'application d'une sélection sur l'un des tableaux aura un impact sur le deuxième. Ce qui peut s'avérer soit très ennuyeux, soit génialement pratique. À vous d'organiser vos tableaux pour tenir compte de cette caractéristique :
- Si vous souhaitez conserver des tableaux indépendants, tout en utilisant les filtres, placez les l'un en dessous de l'autre... (possible si longueur figée) ou de préférence dans des onglets différents.
- À l'inverse, utilisez cette dépendance pour créer un tableau de sélection, alimenté par des formules à partir du tableau principal, permettant de regrouper les colonnes de sélection et de tri, et de les séparer des colonnes de données : ce qui facilite l'application des critères et leur lisibilité.
Les segments
Les segments apportent une fonctionnalité de sélection très puissante qui méritera une série d'articles pour en faire le tour.
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| Segments - création |
Associés aux colonnes d'un tableau (un segment par colonne), ils permettent de créer de petites fenêtres de sélection indépendantes et déplaçables si besoin sur un autre onglet que l'onglet contenant le tableau. Ces fenêtres sont alimentées automatiquement en fonction des données du tableau.
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| Segments - utilisation |
Les segments d'un même tableau sont imbriqués : une sélection appliquée sur une colonne met à jour le contenu des autres segments. Un choix d'options permet d'en faire varier le contenu : affichage ou masquage, complet ou partiel, des valeurs non servies dans la sélection etc...
Plusieurs feuilles de styles sont proposées, et l'auteur du modèle Excel pourra même créer son propres style.
Les segments sont également utilisables avec les tableaux croisés dynamiques...
Le modèle Excel de l'article à télécharger
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