Les qualités d'un bon modèle
Excel est un outil tout à la fois puissant, polyvalent, complètement ouvert et simple d'accès. L'utiliser est facile, le dompter un peu moins.
Faire des calculs, résoudre un problème, gérer des données ou mettre en page un document sont des tâches simples, à la portée de tous les utilisateurs, même débutants ou peu investis dans l'utilisation du logiciel.
Construire des feuilles de calcule simples à comprendre et à utiliser, fiables, transmissibles et facilement modifiables et ajustables pour s'adapter aux évolutions du besoin, en un mot construire un bon modèle Excel demande un peu de méthodologie.
Les critères pour définir un bon modèle
Listons ici quelques qualités indispensables à un bon modèle.
Exactitude
Le modèle doit fournir des résultats corrects, exacts, sans erreurs d'analyse ou de calcul, et correspondant aux règles que l'on a souhaité y mettre en oeuvre.
Objectif minimum pour un outil de calcul ?
Excel calcule juste -à part dans quelques cas limites qui ne concernent qu'un nombre infinitésimal d'utilisateurs qui se sont trompés d'outil, le calcul scientifique n'est pas réellement le domaine d'utilisation d'Excel.
Si un modèle Excel fournit des résultats erronés, c'est essentiellement parce que l'auteur du modèle n'a pas maîtrisé pleinement les règles à appliquer ou leurs conditions de validité.
Ce qui statistiquement arrive souvent, et pas seulement dans les phases de mise au point.
Fiabilité
Une fois programmé et testé, le modèle doit rester fiable, tout au long de son utilisation, sans qu'une erreur de manipulation ne vienne mettre en cause la qualité des résultats fournis. L'auteur doit donc prendre les mesures nécessaires pour garantir la fiabilité du modèle en sécurisant sa programmation contre les erreurs des utilisateurs : comme un écrasement de formule ou une modification involontaire.
Facilité de compréhension
L'utilisateur doit comprendre immédiatement le fonctionnement du modèle pour être capable de le maîtriser : comprendre les règles utilisées, identifier le cheminement des données et leur modification progressive, distinguer aisément données de base, paramètres, calculs intermédiaires et résultats...
La question se pose tout autant pour le simple utilisateur... que pour l'auteur lui-même : il suffit que quelques mois passent sans ouvrir un fichier Excel pour oublier comment il a été conçu.
Facilité de modification
Un bon modèle doit pouvoir être adapté aisément aux changements que le temps impose : valeur des paramètres à mettre à jour, modification des données de base, ajustement des règles de calcul, améliorations fonctionnelles réclamées par les utilisateurs, nouveau document à présenter... Les motifs ne manquent pas pour modifier un modèle Excel sans le reconstruire.
Un bon modèle doit être modifiable aisément et en toute sécurité, sans risquer de remettre en cause sa fiabilité. Une qualité qu'une bonne conception peut apporter.
Adaptabilité aux conditions d'utilisation
On n'utilise pas toujours un modèle sur l'ordinateur qui a permis de le développer. Pour être utilisé, le modèle doit souvent être transmis à d'autres personnes et transféré sur d'autres machines.
Le modèle doit donc rester léger pour faciliter cette transmission, et permettre son utilisation sur des ordinateurs moins puissants ou moins bien équipés. Il doit pouvoir supporter des versions antérieures d'Excel, et ne pas faire appel à des outils additionnels dont tout les utilisateurs ne seraient pas équipés. Le dessin des écrans de saisie doit prendre en compte les capacités de machines aux écrans plus petits ou moins performants, ou simplement de format différent : tout le monde n'est pas équipé d'un écran 16:9 et certains ordinateurs portables n'affichent qu'un nombre plus réduit de ligne.
L'utilisation développée d'ordinateurs de poche, de tablettes, et de téléphones renforce ce besoin d'anticipation des conditions de fonctionnement. D'où l'intérêt d'une conception de modèle permettant de présenter les résultats en fonction de la taille de l'écran, sans remettre en cause le modèle dans son ensemble.
Confort d'utilisation
L'ergonomie est aussi un point important à surveiller. Excel propose une multitude de possibilités de mise en forme des informations : polices de caractères, cadres, couleurs, volets en partie figés, organisation des onglets... Il faut savoir jongler avec ces fonctionnalités et savoir créer un environnement de travail clair, lisible, agréable... Un vrai travail de designer...
Il ne faut pas oublier qu'une expérience d'utilisation positive apporte non seulement plus de plaisir à l'utilisateur, mais surtout plus de fiabilité et d'efficacité.
De bonnes raisons donc pour respecter quelques règles méthodologiques de base dans la phase de conception...