Il n'est pas nécessaire de rédiger un dossier de développement
formalisé, sauf pour la création de modèles complexes : un simple griffonnage
suffira dans les cas simples. De toute façon, il n'est pas question de
constituer un dossier papier à conserver... toutes les informations utiles à
l'utilisation et la maintenance du modèle Excel doivent être inscrites dans le
modèle lui-même.
À quoi servira l'épure ?
À identifier les 3 parties du modèle
Il s'agit d'identifier clairement :
·
Les données utilisées : leur nature, leur origine, leur forme, les
tableaux de saisie...
·
Les traitements à réaliser sur ces données : calculs intermédiaires et
calculs de résultats, organisation de ces calculs...
·
Les documents à visualiser ou à imprimer à préparer pour la présentation
des résultats
À définir la superstructure du modèle
Définir une superstructure (organisation
générale du modèle Excel) adaptée aux 3 parties :
- Onglets : nombre, choix de couleurs, libellé (court et
signifiant) ;
- Automatisation des connexions externes (intégrations manuelles ou
mécanisées par macro-commandes, requêtes SQL ou Power-Query…) ;
- Pages de sommaire et menus : page de titre, titres de
chapitres, sommaire principal, sommaires de chapitre ;
- Utilisation des volets figés (haut et/ou gauche) : taille,
contenu…
- Utilisation des couleurs (arrière-plan général, fond de cellule),
des polices de caractère (type, taille, couleur…).
La superstructure doit tenir compte des
formats d’écran utilisés afin de conserver une bonne lisibilité aux pages et
favoriser l’ergonomie.
À lister constantes et variables
Il faut préparer une liste des éléments qui seront utilisés dans les
formules, valider leur valeur, identifier les besoins de mise à jour
périodique, les regrouper de façon cohérente.
À noter les unités de mesure
Faire une liste des unités monétaires et unités de mesure qui seront
utilisées dans le modèle, valider leur abréviation pour éviter toute confusion
d'interprétation, identifier les règles de conversion nécessaires.
Le choix des unités de mesure et la clarté des abréviations sont
particulièrement importants pour éviter les erreurs de compréhension :
·
Les utilisateurs anglo-saxons sont habitués aux pieds et pouces pour les
longueurs,
·
Faut-il afficher des euros ou des milliers d’euros ?
·
Combien de décimales afficher pour chaque catégorie de données ?
Quels sont les usages en la matière ?
À définir les règles de nommage
Figer des règles simples permettant de constituer des noms clairs,
courts, cohérents entre eux, réutilisables dans les autres modèles Excel à
construire (afin de bâtir, modèle après modèle, une bibliothèque commune).
À anticiper la représentation des résultats
Définir les grandes lignes :
- La mise en
page des résultats obtenus : tableaux de données, graphiques,
schémas…
- La charte
graphique qui sera utilisée : formats, colorisation, encadrements,
types et tailles des graphiques…
- L’organisation
des pages entre elles, les liens de passage d’une page à l’autre, les
menus intermédiaires…
Il peut être utile de prévoir des formats de présentation distincts
pour :
- Les
visualisations écran, en tenant compte du format des écrans qui seront
utilisés (classique ou allongé) ;
- Les
visualisations en réunion de travail, sur projecteur : affichage de
moins d’informations sur une même page (information principale + une ou
deux informations liées) ;
- Les
documents destinés à l’impression ; tenir compte des contraintes :
- D'impression (coût et disponibilité des impressions en couleur,
temps d’impression) ;
- De lisibilité (trop de couleurs tue la clarté du document :
préférer l’usage du noir & Blanc + 1 couleur dédiée aux évènements
importants à mettre en avant) ;
- De format : impression en A4, en mode portrait ou paysage,
selon les usages internes, les informations à présenter…
Laisser de la
place pour les annotations et commentaires ; penser à l’identification du
contenu : datation (données, édition), émetteur, destinataires autorisés,
sources…
- Les
documents destinés à visualisation sur écrans de poche (téléphones
portables, tablettes), avec des contraintes d’affichage plus fortes.