Les listes déroulantes de validation sont très utiles pour fiabiliser la saisie dans une cellule ou une colonne de tableau, proposer un choix prédéfini à l'utilisateur du modèle, harmoniser l'orthographe de mots clés... Le principe de base est d'utiliser la fonction "Validation des données", accessible par le menu "Données".
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| Données - Validation des données |
Validation des données
L'option permet de limiter la saisie à une catégorie de valeurs (nombre, texte, date...) et de n'accepter que les valeurs répondant à certains critères (supérieur à, inférieur à, nombre de caractères, élément d'une liste...).
Pour définir une liste de valeurs autorisées :
- Choisir "Liste" dans le champ "Autoriser"
- Cocher "Liste déroulante dans la cellule"
- Indiquer les valeurs acceptées dans le champ "Source"
Les deux onglets "Message de saisie" et "Alerte d'erreur" permettent de paramétrer respectivement un message d'aide à la saisie et un message en cas de refus de la saisie.
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| Saisie des valeurs "en dur" |
Liste "en dur" ou modifiable
Le champ "Source" permet de saisir les valeurs acceptables par Excel,
- sous forme de liste de valeurs : Janvier, Février, Mars
- sous forme de plage : =B2:B6 ou =Feuille2!$D$8:$D$16
- sous forme de nom (préalablement défini) : =mois
Selon le besoin, on choisira l'une des méthodes possibles :
- Le premier cas, liste de valeurs inscrites "en dur" dans les paramètres de l'option de validation, s'applique aux listes qui ne seront jamais modifiées (ou qui ne doivent pas l'être) au cours de la vie du modèle Excel : unités d'oeuvre, mois, éléments permanents.
- Le deuxième cas s'applique à des listes de valeurs saisies dans des cellules, donc modifiables plus facilement, mais dont le nombre ne changera pas.
- Le troisième cas offre un degré plus élevé de flexibilité : l'emplacement et le nombre de valeurs autorisées peut être modifié sans retourner dans l'option de validation des données.
Où placer la liste de valeurs autorisées ?
Tout dépend de la taille du modèle Excel.
Par principe, il vaut mieux regrouper toutes les données de validation dans un même espace du modèle :
- sur le même onglet pour une modèle Excel mono onglet, de petite dimension ;
- de préférence sur un onglet spécifique, dédié aux tables de paramétrage : les onglets ne coûtent rien et permettent d'organiser de façon claire son modèle, en séparant données, paramètres, calculs et présentation des résultats... Nous reviendrons sur la question dans un prochain article.
Liste figée ou dynamique
Lorsque la liste de valeurs est susceptible de varier, à la fois en nombre et en contenu, il est préférable de créer une liste flexible, dynamique. Il existe plusieurs techniques pour créer des listes dynamiques... mais la plus simple est d'utiliser l'option "Mettre sous forme de tableau" du menu "Accueil" et d'attribuer un nom à la colonne du tableau.
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| Création de tableau |
Les noms attribués à des plages d'un tableau de données ont la particularité d'être dynamiques, de s'adapter aux changements de dimension du tableau. Je peux créer un tableau pour les valeurs Janvier, Février, Mars, attribuer le nom "mois" et utiliser ce nom dans le champ "Source" de "Validation des données". Si j'ajoute ensuite les valeurs Avril, Mai, Juin dans mon tableau, la définition du nom "mois" sera automatiquement ajustée... Et par conséquence, la liste des noms de mois acceptés.
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| Définir un nom à partir d'une colonne de tableau |
Le fichier exemple sur Excel Online :
PS : Les tableaux sont d'une grande utilité dans Excel... nous reviendrons sur leur utilisation dans un autre article.
PS : Les tableaux sont d'une grande utilité dans Excel... nous reviendrons sur leur utilisation dans un autre article.